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    Una de las principales tareas de un project manager es la planificación de proyectos, el primer paso de todo proyecto. En esta fase, se consolida la base del proyecto sobre la cual se debe erigir, por lo que podemos considerar la planificación como una de las fases más importantes.

    Un project manager es el encargado de planificar, dirigir y desarrollar un proyecto, por lo que sobre él y su equipo recae toda la responsabilidad. En definitiva, la planificación de proyectos es definir el conjunto de tareas y personas que se requieren para la consecución de un objetivo, bajo la supervisión del project manager.

    En este artículo, te contamos cómo se elabora una correcta planificación de proyectos, teniendo en cuenta todos los pasos que se necesitan para poner un nuevo proyecto en marcha. Si eres una persona responsable, metódica y organizada, este ámbito te puede interesar.

    ¿Qué es un proyecto?

    Antes de adentrarnos más en la planificación de proyectos, debemos definir qué es un proyecto como tal. Bien, como puedes imaginarte, hay tantos tipos de proyectos como tipos de empresa. En su más estricta definición, un proyecto es el conjunto de tareas que deben llevarse a cabo para alcanzar un objetivo. Estas tareas deben estar bien planificadas y coordinadas entre sí, pues en la mayoría de proyectos, las tareas se reparten entre diversas personas.

    Algunas de las características que debe cumplir un proyecto son:

    • Temporalidad. Se realiza de forma puntual, dura un determinado tiempo y no vuelve a repetirse. Además, suele estar limitado por un plazo.
    • Presupuesto. Tiene asignado un presupuesto que se puede utilizar para su realización, este presupuesto incluye el coste humano y todas las acciones y materiales que se necesitan para que pueda ser llevado a cabo.
    • Objetivo. Debe tener un fin bien definido que se desglosa en pequeños objetivos.
    • Equipo humano. Son diversas las personas que forman parte de un proyecto, cada una debe tener un rol determinado y un grado de responsabilidad.
    • 3 fases. Debe estar compuesto por al menos 3 fases: la fase de planificación de proyectos, la fase de ejecución y la fase final de entrega y análisis de resultados.
    • Project Manager. Debe contar con la figura del project manager, quien se encargará de supervisar el cumplimiento de las fases, definición de objetivos y repartición de tareas, entre muchas otras tareas.

    Fases de la planificación de proyectos

    A continuación, detallaremos todas y cada una de las fases que suele comprender un proyecto. Dependiendo de diversos factores, estas fases pueden variar, se pueden eludir algunas y dar más importancia a otras. Para elaborar una correcta planificación de proyectos, hay varios pasos a tener en cuenta y, en la mayoría de casos. Vamos a ver cuáles son:

    Definición de proyecto

    En esta primera fase, todavía no se sabe con seguridad si el proyecto será puesto en marcha. Debe realizarse un primer planteamiento, en el cual se definirán los objetivos que el proyecto pretende perseguir y explicar de forma explícita el motivo por el cual se quiere implementar. También se deberá analizar la viabilidad del proyecto y su rentabilidad, es decir, si la inversión que la empresa debe efectuar para llevar a cabo el proyecto merece la pena teniendo en cuenta los resultados que se pretenden obtener.

    Definición de objetivos

    Se deberá especificar al máximo el objetivo principal por el que se pretende materializar el proyecto, lo que se quiere conseguir y los beneficios para la empresa. Para poder analizar todas las tareas que se deben llevar a cabo y el equipo humano que se requiere para ello, se dividirá la meta en pequeños objetivos. Para ello, se recomienda utilizar el método SMART:

    • Specific. Los objetivos deben ser específicos, es por ello que, aunque se pretenda alcanzar un gran objetivo, deberá ser dividido en pequeños objetivos muy concretos.
    • Measurable. Como siempre, se deben establecer técnicas y controles para hacer un correcto seguimiento de los avances. Para que ello sea posible, los objetivos deben ser medibles. Una buena manera de conseguirlo es que los objetivos respondan a preguntas como: ¿Cuándo…? ¿Cómo…? ¿Cuánto…?
    • Attainable. Lógicamente, los objetivos deben ser alcanzables en el periodo acordado y con los recursos de los que se dispone. Por lo que, a la hora de definirlos, debemos ser realistas y tener en cuenta cuáles son las limitaciones existentes.
    • Relevant. Para que el esfuerzo que conlleva alcanzar el objetivo valga la pena, el objetivo debe ser relevante para el proyecto. Si es un objetivo del que se puede prescindir sin que afecte a la naturaleza del proyecto, no se hace.
    • Timely. Tener en cuenta los plazos de entrega es crucial para poder asegurar el cumplimiento de los objetivos. Estos deberán poderse llevar a cabo teniendo en cuenta las fechas límite.

    Programación del proyecto

    En esta fase se distribuyen todas las tareas, tanto entre el equipo humano como en el cronograma temporal. En primer lugar, debe definirse explícitamente qué se debe hacer, detallando al máximo todas y cada una de las tareas por llevar a cabo. En segundo lugar, se debe determinar el tiempo límite para finalizar cada una de estas tareas. En tercer lugar, se establecen los recursos necesarios para que cada una pueda realizarse satisfactoriamente. Por último, se atribuyen las tareas a las diferentes personas que forman el equipo del proyecto.

    Definición del presupuesto

    Una vez se sepa qué recursos son necesarios para proceder a realizar el proyecto, se debe estimar el coste total que supondrá a la empresa. En esta fase, también deben tenerse en cuenta los posibles riesgos que pueden acontecer a lo largo del proyecto, para poder prevenirlos lo máximo posible y en caso de que se produzcan igual, saber cómo solventarlos eficientemente.

    Ejecución y seguimiento del proyecto

    Cuando el proyecto ya está aprobado y se pone en marcha, se debe supervisar la correcta ejecución de cada una de las partes y hacer un seguimiento de las tareas llevadas a cabo y su estado. Para ello, existen diversos tipos de documentos que permiten llevar el control de todas y cada una de las partes que conforman el proyecto:

    • Diagrama de Gantt. Es un método que permite llevar un control de las tareas y su cumplimiento en el tiempo de una forma rápida y visual. Esta metodología es muy eficaz para poder analizar en qué fase del proyecto se encuentra cada una de las partes.
    • Método PERT. Consiste en una representación visual de todas las tareas que conforman el proyecto y cómo están relacionadas entre sí, permitiéndonos ver la dependencia que hay entre unas y otras.
    • Diagrama CPM. Tiene como objetivo llevar un control del tiempo necesario para ejecutar cada tarea y los costes que supone.

    Evaluación y control de los resultados

    Al finalizar el proyecto, se deberán analizar los resultados obtenidos, el tiempo y el dinero invertido. También se recomienda analizar las dificultades y los problemas que han surgido para poder prevenirlos en próximas ocasiones.

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